Lean Management är en metod för att hantera och organisera det arbete som förbättrar driften av en verksamhet.
I den här artikeln får du lära dig allt du behöver veta om Lean Management:
- Innebörden av Lean Management
- Historien bakom Lean Management
- De 5 huvudprinciperna inom Lean Management
- De olika verktygen inom Lean Management
- Fördelarna med Lean Management
Innebörden av Lean Management
Lean Management har hämtat inspiration från Toyotas produktionssystem och är en metod för lednings- och arbetsorganisation som syftar till att förbättra driften inom en verksamhet, eller mer specifikt, kvaliteten och lönsamheten i dess produktion.
Lean Management hjälper till att optimera processer genom att minimera den tid som läggs ner på icke-värdeskapande arbetsuppgifter (t.ex. onödiga processer eller transporter, väntetider, överproduktion m.m.) samt orsaker till försämrad kvalitet och fel. För att lyckas med denna metod är det viktigt med bra ledarskap som kan säkerställa att medarbetarna arbetar under så bra förutsättningar som möjligt. I det stora hela har man två viktiga mål: Högsta möjliga kundnöjdhet och att varje anställd kan prestera optimalt.
Lean Management är utvecklat av amerikanska forskare vid Massachusetts Institute of Technology (MIT) och är ett engelskt uttryck med ett viktigt ord. "Lean", vilket kan översättas som "inga krusiduller". Detta förklarar hela konceptet och grunden i den här metoden – alltså att komprimera allt det viktiga och ta bort allt som är onödigt.
Historien bakom Lean Management
I slutet av 1940-talet när Toyota lade grunden för Lean Manufacturing var målet att reducera de processer som inte tillförde något värde till slutprodukten.
På så sätt lyckades ledarna uppnå viktiga förbättringar när det kom till produktivitet, effektivitet, cyklernas tidslängd och lönsamhet.
Dessa fördelar har medfört att samma tankar har spridit sig till en mängd andra branscher och utvecklats till Lean Managements 5 huvudprinciper, framtagna av Lean Management Institute.
Termen "Lean" myntades av John Krafcik (VD mellan 2015 och 2021 för Googles projekt för självkörande bilar, Waymo) i hans artikel "Triumph of the Lean Production System" från 1988”.
Vilka är de 5 huvudprinciperna inom Lean Management?
För att ett företag ska kunna implementera Lean Management på ett effektivt sätt är det viktigt att följa metodens 5 huvudprinciper.
1. Identifiera värdet
Vad strävar egentligen alla företag mot? Att erbjuda produkter eller tjänster som kunderna är villiga att betala för. För att göra detta måste det finnas ett värde i erbjudandet som matchar kundernas önskemål och behov.
Värdet i ditt erbjudande ligger alltså i ditt företags förmåga att lösa kundernas problem, eller mer specifikt, i den del av lösningen som kunderna faktiskt är villiga att betala för. Alla de aktiviteter eller processer som ligger utanför detta och som inte adderar något värde till slutprodukten är helt enkelt överflödiga.
Därför är det viktigt att börja med att identifiera det värde som du vill att din produkt eller tjänst ska erbjuda och sedan definiera detta på ett tydligt sätt. Detta första steg gör det lättare för dig att gå vidare till steg två.
2. Kartlägg värdekedjan
Nu är det dags att kartlägga arbetsflödet i din verksamhet. Kartläggningen bör innefatta alla processer och personer som är involverade i arbetet som gör slutprodukten tillgänglig för kunden. På så sätt kan du identifiera de steg i processen som inte tillför något värde.
Om du tillämpar den här principen kommer du att se var värdet genereras och i vilken utsträckning de olika stegen i processen skapar mervärde eller ej.
När du har kartlagt verksamhetens värdekedja är det betydligt lättare att se vilka processer som tillhör vilka team och vem som ansvarar för att övervaka, utvärdera och förbättra respektive process. Denna översikt kommer göra det möjligt för dig att identifiera och eliminera de steg som inte tillför något mervärde.
3. Skapa ett kontinuerligt arbetsflöde
När du väl har fått ett bra grepp om din värdekedja är nästa steg att se till att alla team har ett smidigt arbetsflöde. Detta kan ta lite tid.
Att utveckla en produkt eller tjänst innebär ofta att de olika teamen och avdelningarna måste samarbeta. Flaskhalsar och störningar kan uppstå när som helst. Genom att dela upp arbetsuppgifterna i mindre segment och visualisera arbetsflödet kan du dock enkelt upptäcka och avlägsna eventuella hinder i processen.
4. Skapa ett traktionssystem
Ett stabilt arbetsflöde gör det möjligt för dina team att slutföra sina arbetsuppgifter både snabbare och enklare. För att säkerställa ett stabilt arbetsflöde måste du dock se till att skapa ett traktionssystem inom ramen för Lean-metoden.
I ett sådant system utförs arbete endast när det finns en faktisk efterfrågan. Det gör att du kan optimera resurskapaciteten och endast sätta medarbetarna i arbete när det finns ett verkligt behov.
Ta en restaurang som ett exempel: Du kommer dit och beställer din mat. Restaurangen tar emot din beställning och börjar tillaga maten. De tillagar inte stora mängder mat i förväg eftersom det inte finns någon verklig efterfrågan, utan istället en risk att de tvingas slänga mat.
5. Kontinuerlig förbättring
När du har genomfört alla ovanstående steg har du skapat ditt eget Lean Management-system. Det sista steget är förmodligen också det viktigaste, så se till att du alltid är uppmärksam på detta.
Kom ihåg att ditt system inte är fast eller statiskt. Det kan nämligen uppstå problem när som helst i något av de tidigare nämnda stegen. Därför är det viktigt att alla medarbetare är delaktiga i den kontinuerliga förbättringen av processen.
Det finns flera sätt att uppmuntra till kontinuerlig förbättring. Till exempel – de olika teamen kan ha ett möte varje dag för att diskutera vad som har gjorts, vad som finns kvar att göra och eventuella hinder, vilket blir ett enkelt sätt att optimera processen på daglig basis.
Att Lean Management blir allt populärare beror mycket på fokuset att förbättra alla aspekter av en arbetsprocess samt att alla i verksamheten är involverade, oavsett vilken nivå man arbetar på.
De olika verktygen i Lean Management
Verktygen inom Lean Management beskrivs ofta som utbildande och experimentella lösningar. Medarbetarna använder verktygen för att tillsammans säkerställa en process av kontinuerlig förbättring.
Det finns en mängd olika verktyg att välja bland. Här följer en beskrivning av några av dem:
- 5S-metoden (sortera, systematisera, städa, standardisera samt skapa vana) för att optimera arbetsmiljön och minska bortkastad tid.
- Six Sigma-metoden – för att förbättra kvaliteten och effektiviteten i processerna.
- Visual management – för att dela information och lösa problem.
- Kaizen-metoden – för att kontinuerligt förbättra processer.
- SMED-metoden – för att reducera ställtider.
- Kanban-metoden – för att optimera lagerhantering.
- VSM-metoden (Value Stream Mapping) – för att analysera processer och identifiera hinder.
Även om Lean Management har sitt ursprung i fordonsindustrin är det idag en vanlig metod som används i alla typer av branscher och verksamheter. Konceptet har dessutom anpassats för att kunna användas i olika processer, till exempel Lean Purchasing som fokuserar på ett förbättrat operativt arbete inom upphandling.
Fördelarna med Lean Management.
Att implementera Lean Management-metoderna i verksamheten innebär en mängd fördelar:
- En optimerad verksamhet: Genom att arbeta enligt Lean Management kommer du att kunna reducera onödiga processer. Detta leder till att din personal kan fokusera på det som verkligen genererar mervärde.
- Förbättrad produktivitet och effektivitet: Medarbetare som fokuserar på att skapa värde kommer att bli mer produktiva och effektiva eftersom de inte distraheras av otydliga arbetsuppgifter.
- Bättre användning av resurser: Genom att anpassa produktionen efter den faktiska efterfrågan har du möjlighet att endast använda de resurser du behöver och på så sätt undvika svinn och slöseri.
Tack vare detta kommer ditt företag och din personal att bli betydligt mer flexibla och snabba på att möta konsumenternas krav. Principerna för Lean Management gör det möjligt för dig att skapa ett stabilt produktionssystem, vilket förbättrar företagets övergripande resultat.
